L’arrivée d’un nouvel employé est foncièrement une bonne nouvelle car elle symbolise le dynamisme d’une entreprise en plein essor. De nouveaux objectifs peuvent ainsi être atteints et les ambitions revues à la hausse. Toutefois, d’un point de vue juridique, il est indispensable de respecter certaines formalités lors de l’embauche d’un nouveau salarié.
Les formalités à réaliser lors d’une embauche
En premier lieu, il est primordial de réaliser une DPE, à savoir une Déclaration Préalable à l’Embauche. Celle-ci doit être réalisée auprès de l’URSSAF entre 8 jours avant l’arrivée effective du salarié et le jour J de son arrivée. Cette étape est simple à réaliser puisqu’il s’agit d’une simple fiche à remplir où il faut indiquer les informations clés relatives au salarié (nom, prénom, adresse, numéro de Sécurité Sociale, etc…). Le document à remplir est la Déclaration Unique d’Embauche.
Ensuite, il faut obligatoirement faire passer une visite médicale au nouveau collaborateur. Celle-ci devra être réalisée avant la fin de la période d’essai (qui peut être renouvelée). Cela permettra de s’assurer de la bonne santé du nouvel arrivant.
En interne, n’oubliez pas d’indiquer sur le registre de l’entreprise relatif au personnel, la date d’arrivée de nouveau salarié. Moins connue, une règle s’applique pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés. Selon celle-ci, il faut envoyer, du DRH, lors de la 1ère semaine de chaque mois, un document indiquant tous les contrats de travail conclus ou résiliés. Enfin, toutes les caisses liées à la retraite du nouveau salarié doivent être informées de l’arrivée du nouveau collaborateur afin que les « points » soient bien pris en compte. Pour ne rien oublier, vous pouvez faire confiance à une société de conseil comme l’assitance juridique de Ingenium Consultants.
Des sanctions existent en cas de manquement
Si ces différentes étapes ne sont pas suivies à la lettre, sachez que votre entreprise s’expose à des sanctions. Parmi celles-ci, il est possible de citer l’amende dite de 5ème Classe pouvant être dressée par l’URSSAF. Celle-ci peut atteindre un montant équivalent à 500 fois le taux horaire minimum. Aussi, et encore plus grave, cela peut s’apparenter à du « travail dissimulé ». Egalement, si le registre de l’entreprise ou si la visite médicale n’a pas été passée, les amendes peuvent être salées.
En somme, pour éviter tous les désagréments juridiques existants, veillez à procéder avec méthodologie, sans quoi les sanctions encourues pourraient avoir des conséquences dramatiques sur les finances de votre entreprise.
