Pour changer vos habitudes et faire découvrir un autre cadre à vos collaborateurs, vous pouvez les convier à un évènement à l’étranger. Toutefois, vous devez préparer la manifestation en question minutieusement en commençant par élaborer une check-list sur laquelle apparaitront tous les éléments essentiels à sa réussite.
Il faudrait penser à organiser votre évènement en veillant à ce que le déroulement de celui-ci soit mis en évidence heure par heure, de manière à ce qu’une feuille de route bien tracée soit établie.
Lors de cette organisation, imaginez tous les scénarios possibles le jour J afin de savoir ce que vous devez faire pour parer aux éventuels imprévus.
Bien se renseigner sur le pays choisi
Dans quel pays étranger se tiendra votre évènement d’entreprise ? Posez-vous absolument cette question afin de prendre les bonnes dispositions pour la bonne tenue de votre manifestation. Une fois la destination choisie, penchez-vous sur les conditions à réunir pour y être la bienvenue. À ce propos, veillez à ce que toutes les personnes qui effectueront le déplacement soient en possession des documents exigés par l’administration locale, comme les passeports et visas. Il est aussi important de faire les vaccins qui s’imposent. Notez qu’il est bon d’entreprendre ces démarches, parfois longues, longtemps avant la date prévue pour l’évènement.
Plusieurs autres précautions sont à prendre, comme vous assurer que tous les participants de votre évènement à l’étranger aient un carnet dans lequel se trouvent les adresses et numéros de téléphone utiles. Aussi, intéressez-vous aux assurances santé et rapatriement, étendez votre curiosité sur les conditions météorologiques locales et renseignez sur toutes les spécificités du pays visé. Toutes les informations reçues vous éviteront des surprises désagréables.
Établir un planning
Pour répertorier l’ensemble des démarches à effectuer dans le cadre de votre déplacement à l’étranger, l’établissement d’un planning est recommandé. Veillez à ce qu’il y apparaisse toutes les tâches à considérer, comme l’achat des billets d’avion, la réservation des chambres d’hôtel et la réservation du lieu où se tiendra l’évènement. Ce planning sera le schéma directeur détaillant les différents axes liés à l’organisation de votre manifestation. Pour ne rien oublier, il est préférable de confier cette organisation à une agence spécialisée comme Event Success.
Bien définir le format de l’évènement
Il est indispensable de réfléchir sur le format de l’évènement que vous comptez organiser à l’étranger afin de faire ce qu’il faut pour sa réussite. Pour cela, considérez votre cible et le message que vous avez l’intention de passer.
Comprenez que le format renvoie à la durée de l’évènement. Notez à ce propos que la plupart des manifestations d’entreprise se tiennent sur 1 ou 2 jours. Toutefois, des formats plus longs, allant de 2 à 4 jours, sont préférés par certaines sociétés. Dans le fond, tout dépend des objectifs à atteindre, des activités programmées et du budget préparé. Si vous vous déplacez à l’étranger, votre évènement pourrait se tenir sur plusieurs jours, dont certains mis à profit pour découvrir, le pays visité. C’est une bonne idée pour égayer et ressourcer vos collaborateurs.
Estimer le nombre de participants
Pour une question de budget, il est nécessaire de bien estimer le nombre de personnes qui prendront part à votre évènement organisé à l’étranger. Plus ce nombre est important, plus le budget sera élevé. Le contexte socio-économique actuel oblige la plupart des entreprises à limiter le nombre des salariés conviés à leurs manifestations à l’étranger. En général, on évite d’aller au-delà des 20 personnes alors qu’avant, on se permettait de déplacer une cinquantaine de collaborateurs. Si votre budget est serré, vous pouvez convier un petit nombre de participants à l’évènement sans pour autant oublier les autres. En effet, vos collaborateurs qui ne font pas partie du voyage peuvent suivre en direct sur internet les activités qui se déroulent loin d’eux à partir d’une diffusion vidéo.
